Mit sehr hoher Wahrscheinlichkeit wird die elektronische Rechnung ab 01.01.2025 für B2B – Umsätze, also alle Umsätze, die zwischen Geschäftskunden gemacht werden, Pflicht. Somit ist es für alle Unternehmen, die sich noch nicht mit der e-Rechnung beschäftigt haben, nun ein guter Zeitpunkt sich mit dem Thema auseinanderzusetzen. In etwas mehr als einem Jahr lassen sich bequem alle hierfür notwendigen Voraussetzungen dafür schaffen. Auf den letzten Drücker sind solche Umstellungen unserer Erfahrung nach schwierig und fehleranfällig.

Warum die e-Rechnung kommt und was Unternehmen jetzt tun sollten, schauen wir uns heute an.

Warum wird die e-Rechnung eingeführt?

Die Einführung der e-Rechnung ist ein weiterer Schritt des Gesetzgebers im Bereich der Betrugsbekämpfung für die Umsatzsteuer. Durch die genormten Rechnungen ist es für Steuerprüfer und das Finanzamt auch bei einem hohen Rechnungsvolumen leichter Vorgänge geordnet nachzuvollziehen. Zudem können digitale Rechnungen mit Hilfe von automatisierten Algorithmen geprüft werden, was eine enorme Zeitersparnis darstellt.

Darum kümmert sich doch mein Steuerberater, oder?

Aus unserem Alltag wissen wir, dass Mandanten oft denken, dass Steuerberater sich um solche Themen kümmern. Aus diesem Grund haben wir uns dazu entschlossen unsere Mandanten proaktiv zu betreuen und somit aktiv auf solche Themen aufmerksam zu machen.

Nicht jeder Steuerberater geht so vor. Nicht wenige sind genau wie ihre Mandanten so sehr mit Alltagsaufgaben beschäftigt, dass ihnen die Zeit fehlt sich proaktiv um Themen zu kümmern, die noch Monate in der Zukunft liegen. Nicht selten führen einschneidende Änderungen wie die Einführung der e-Rechnung deshalb dazu, dass Steuerberater und Mandanten den Handlungsbedarf zu spät erkennen und so ein Aufgabenstau entsteht, der es fast unmöglich macht die notwendigen Voraussetzungen rechtzeitig umzusetzen. Diese Probleme können Sie als Unternehmer vermeiden, wenn Sie Themen wie die e-Rechnung proaktiv bei ihrem Steuerberater ansprechen.

Wie ist der aktuelle Zeitplan?

Um Unternehmen bei der Einführung der e-Rechnung zu unterstützen, sieht der Gesetzgeber aktuell eine stufenweise Einführung der e-Rechnung vor. Die erste Stufe greift mit hoher Wahrscheinlichkeit Anfang 2025.

  1. Ab 01.01.2025 muss zumindest jeder Unternehmer e-Rechnungen empfangen können.
  2. Ab dem 01.01.2026 werden Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von > 800.000 € verpflichtet e-Rechnungen zu versenden.
    1. Ausnahme: Teilnahme am EDI-Verfahren (kurz für: Electronic Data Interchange = bereits bestehendes Format zum elektronischen Rechnungsaustausch)
  3. Ab dem 01.01.2027 sind auch Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von < 800.000 € verpflichtet e-Rechnungen zu versenden.
    1. Weiterhin gilt die Ausnahme: Teilnahme am EDI-Verfahren
  4. Ab dem 01.01.2028 besteht für alle Unternehmer die Pflicht e-Rechnungen empfangen, schreiben und senden zu können.

Was können Sie jetzt schon tun?

Wir empfehlen Ihnen folgende Fragen jetzt schon zu klären

  1. Kann ich e-Rechnungen empfangen?
  2. Besitze ich die notwendige Software, um e-Rechnungen zu schreiben?
  3. Kann ich innerhalb weniger Tage nach Leistungserstellung eine Fakturierung sicherstellen? (Derzeit wird von zwei Tagen gesprochen)?
  4. Liegt eine notwendige elektronische Archivierungsmöglichkeit vor?

Wenn Sie all diese Fragen mit Ja beantworten können, sind Sie für den Moment gut auf die kommenden Änderungen vorbereitet.

Lesen Sie diesen Beitrag einfach weiter, wenn Sie sich nicht sicher sind, worum es bei den einzelnen Fragen geht. Wenn Sie keine Lust haben alle Fragen im Detail durchzugehen, können Sie gern mit uns Kontakt aufnehmen. Wir prüfen gern, ob wir Sie in Form einer auf Ihre individuelle Situation abgestimmten Prozessberatung begleiten können.

Kann ich e-Rechnungen empfangen?

Für das Empfangen einer E-Rechnung reicht derzeit eine E-Mail-Adresse. Wichtig ist, dass die Spamfilter der E-Mail-Adresse so konfiguriert sind, dass diese keine E-Rechnungen herausfiltern und so die Zustellung verhindern. Gleichzeitig ist es wichtig sicher zu stellen, dass die E-Rechnungen auch gelesen werden können, da es sich um Textdateien handeln wird.

Besitze ich die notwendige Software, um e-Rechnungen zu schreiben?

Wahrscheinlich lesen sie diesen Text, weil Sie bereits ein Unternehmen haben und Rechnungen stellen. Suchen Sie einfach im Internet nach

e-Rechnung erstellen mit [Name Ihres Rechnungsprogrammes einfügen]

um eine schnelle Antwort darauf zu bekommen, ob Ihre Software e-Rechnungen erstellen kann. Alternativ können Sie den Anbieter Ihrer Software kontaktieren. Sollte es dahingehend Probleme geben, bietet die DATEV eG schon heute Lösungen.

Kann ich binnen 2 Tagen nach Leistungserstellung eine Fakturierung sicherstellen?

Unter Leistungserstellung wird die Fertigung einer Ware, oder die Erbringung einer Dienstleistung verstanden. Wenn Sie ein produzierendes Unternehmen sind, lautet die Frage also, ob Sie innerhalb von 2 Tagen nach der Fertigstellung des Produktes eine Rechnung erstellen können. Wenn Sie im Dienstleistungsbereich unterwegs sind, sind die Rechnungen nach Abschluss der Leistung zu erstellen, dies kann nach einem Monat, bei Monatsabos sein oder schon nach einer einstündigen Beratungsleistung.

Liegt eine notwendige elektronische Archivierungsmöglichkeit vor?

Obwohl die letzte Frage auf den ersten Blick einfach klingt, hat sie es in sich. Denn es geht hierbei nicht um die Möglichkeit eine Rechnung einfach zu speichern, sondern um deren Archivierung. Das bedeutet die Rechnung muss so gespeichert werden, dass sie nicht verändert werden kann, bzw. Änderungen am Dokument für jeden nachvollziehbar dokumentiert werden.

Wenn Sie bereits zu unseren digitalen Mandanten gehören, brauchen Sie sich um diesen Punkt weniger Gedanken machen. Ihre Dokumente werden auf den Servern der DATEV revisionssicher gespeichert. Hier empfehlen wir Ihnen noch eine entsprechende Verfahrensdokumentation, um den Vorgang wirklich sicher gegenüber dem Finanzamt zu dokumentieren. Wenn Sie Ihre Steuerunterlagen derzeit nur auf einem eigenen Rechner oder Server speichern, besteht die Chance, dass sie diese noch nicht revisionssicher speichern.

Fazit

Wir können zwar nicht mit Sicherheit sagen, wann die e-Rechnung kommen wird, aber wir sind uns sicher, dass sie kommen wird. Damit ist sie ein Thema, dass alle Unternehmen in Deutschland bald betreffen wird. Wer sich jetzt auf das Thema vorbereitet, verringert die Wahrscheinlichkeit, dass bei der Umstellung massive Probleme auftreten. Wenn Sie keine Lust haben alle Fragen im Detail durchzugehen, können Sie mit uns Kontakt aufnehmen. Wir prüfen gern, ob wir Sie in Form einer auf Ihre individuelle Situation abgestimmten Prozessberatung begleiten können.