E-Commerce
Weg vom Buchen hin zum Datenmatching
Wenn schon Online und Digital, dann durchgängig bis zur Steuererklärung
Sie haben ein E-Commerce Unternehmen, in dem alle Prozesse Digital laufen? Sie haben einen Drucker, damit Ihre Kunden auf Wunsch auch eine Papierrechnung von Ihnen erhalten. Doch Ihr Drucker ist ständig damit beschäftigt Unterlagen für Ihren Steuerberater zu drucken? Sie wünschen sich einen Steuerberater, der in der Lage ist Ihre Belege Digital zu verarbeiten? Dann sind sie bei uns genau richtig. Lassen Sie uns anhand eines kleinen Dialoges einmal zeigen, wie der Beginn unserer Zusammenarbeit aussehen könnte.
Dialog aus dem Leben in unserem Steuerbüro
Neumandant
Sie sind jetzt das sechste Steuerbüro, das ich aufsuche um meine Buchführung im e-commerce Bereich zu erstellen. Ja, ich bediene Dropshipping und einen klassischen Online-Handel. Mir ist wichtig, dass ich meine Zahlen verstehe. Da kann ich nicht ein halbes Jahr auf eine aussagekräftige Auswertung warten. Wo ist hier eigentlich das Problem in der Zusammenarbeit? Und warum erfahre ich nicht früher, wann ich wieviel Steuern schulde?
Steuerbüro
Neu ist, dass die Bezahlung eines Verkaufsvorgangs vor der Rechnungslegung da ist. Das kehrt die bisherige klassische Buchhaltungslogik um: erst Rechnung, dann Zahlung. Bei den Transaktionen haben wir in der Buchhaltung dann die Herausforderung des Datenmatchings anhand anderweitiger Kriterien als der Rechnungsnummer, denn die gibt es ja noch nicht, bei der vor der Fakturierung ausgeführten Bezahlung. Sahnehäubchen dieser Komplexität: die Vielzahl der Shops und vor allem Zahlungsdienstleister. Und dann auch noch das liebe Finanzamt, dass die Massendaten auf EINZEL-Transaktionsbasis nachverfolgen können muss. Ganz zu schweigen vom IOSS und OSS – Verfahren. Da rückt ja die ganz normale Umsatzsteuervoranmeldung als Herausforderung fast in den Hintergrund.
Neumandant
😮
Dialog aus dem Leben in unserem Steuerbüro – Die Lösung
Steuerbüro
Wir müssen neu denken. Netzwerken, kooperieren in Ihren vorgelagerten Systemen. Und erst dann folgt das Gewohnte, die Buchhaltung.
Ein Beispiel? Mit Vision Pickware docken wir an das Backend Ihres Shops an. Die Daten werden finanzamtskonform von unserem Partner AccountOne, über den auch jedweder Zahlungsdienstleister vernetzt ist, auf Einzeltransaktionsbasis gematcht. Sodann spielen wir die Massendaten (aktuell bis zu 40 TSD Transaktion p. Woche im Einzelmandat) in unser DATEV Buchhaltungssystem ein, wo die Verwaltung über GDPdU – Schnittstellen die Vorgänge einzeln nachverfolgen kann. Ihre Auswertungen bekommen Sie gern wochengenau über Ihr Portal DATEV Unternehmen Online und wir bekommen die Datengrundlage für B E R A T U N G.
Neumandat
Wann geht’s los?
Steuerbüro
Wir sind schon mitten drin. Welches Shopsystem nutzen Sie? Welche Zahlungsdienstleister sollen wir für Sie anbinden? Schauen Sie doch einmal bei GetMyInvoices vorbei – da müssen Sie sich z.B. um Amazon nicht mehr kümmern. Das machen wir dann…. .
So in etwa läuft es ab. Und wir als Steuerbüro haben gelernt, dass e-commerce und Digitalisierung im Bau des Prozesses der Zusammenarbeit mehr Kommunikation braucht denn je. Fast versuchslaborartig nähern wir uns Schritt für Schritt, nicht zuletzt unter Zuhilfenahme der KI, dem optimalen Prozess an. Denn jeder Mandant und seine mitgebrachten Systeme und Interessen sind einzigartig. Nichts von der Stange. Unikate.
Steuerliche E-Commerce Herausforderungen
Verkaufsvorgangs vs. Rechnungslegung
In der normalen Welt wird erst die Ware übergeben, dann die Rechnung gestellt und anschließend bezahlt. Im E-Commerce wird erst gezahlt, dann die Rechnung geschrieben und dann die Ware versandt. Verdrehte Welt für die Buchhaltung. Nicht für uns. Und dann bringen wir das für Sie in Einklang mit dem Finanzamt.
Datenmatching
Wir unterstützen beim Zusammenführen der steuerlich relevanten Daten(Sätze).
IOSS und OSS
Sie erhalten hilfreiche Links und Expertisen für das für Sie relevante Verfahren von uns.
Vision Pickware
„Nur EINE” Möglichkeit um an das backend Ihres Shops anzudocken – sprechen Sie uns an.
GDPdU
Bitte nicht kümmern, das haben wir für Sie im Blick. 😀
DATEV Unternehmen Online
Diese Anwendung Unternehmen Online ist das Bindeglied für unsere digitale Zusammenarbeit
GetMyInvoices
“Nur EINE” Möglichkeit ohne Klicks bei unzähligen Portalen Eingangsrechnungen abzurufen für die Buchhaltung
Wir bearbeiten gern tausende Rechnungen jeden Monat
Ist der Prozess der digitalen Zusammenarbeit einmal eingerichtet, ist alles Weitere lediglich eine Volumenfrage. Auch hier konnten wir aus der Praxis Tricks entwickeln die Wartezeit bei der Massendatenverarbeitung – denn hier arbeitet im Wesentlichen die CPU – und dem damit verbundenen Datenmatching sinnvoll zu nutzen.
Datenmatching – ein Beispiel
Schritt Eins – Shop-Daten abrufen
Zusammen mit AccountOne doggen wir an den Shopify – Shop an. Die relevanten Ländereinstellungen der Transaktionen werden vorgenommen, die Daten anschließend herübergezogen ins Matching – Portal.
Schritt Zwei – Erstellen der Buchungen
Die Zahlungsdienstleister sind ebenso verknüpft mit dem Matching – Portal. Nun erfolgt auf Einzeltransaktionsbasis die Zuordnung der Fakturasätze zu den Zahlungsinformationen.
Schritt Drei – Verarbeitung in der Buchhaltung
Die in Schritt zwei gematchten Datensätze werden in die Buchhaltung eingespielt. Wareneinsatz und anderweitige Kosten werden dazu gebucht und ggf. abgegrenzt. Über Verrechnungskonten gleichen sich die Zahlungsdienstleister mit der “normalen” Bank ab. Besprechungsreife Auswertungen liegen vor.
Nicht neu – nur umgekehrt
Auch in der E-Commerce Buchhaltung bleibt Soll an Haben eben Soll an Haben. Nur weil das Haben nun vor dem Soll da ist, in der Reihenfolge der Verarbeitung, wird es kein Hexenwerk.
Neu denken.
Dann stellen wir eben das neue vorschnelle Haben solange auf das Abstellgleis bis das zu matchende Soll da ist und fügen es dann wieder hinzu. Zugegeben, das bedeutet ein wenig Rangierarbeit. Das sind wir aus anderen Bereichen ja bereits gewohnt. Auch hier stellen wir gern Ihre Weichen neu. So bleiben Sie immer in ruhiger Fahrt.
