Digitalisierte Geschäftsprozesse

DATEV magazin: Sie haben die Arbeitsabläufe in Ihrer Kanzlei konsequent auf elektronische Prozesse ausgerichtet. Was hat Sie dazu bewogen, und seit wann ist dies Bestandteil Ihrer Kanzleistrategie?

Jörg Eckstädt: Den Anstoß hat uns einer unserer größeren Mandanten gegeben, der nach einem effizienteren Weg für den monatlichen Belegaustausch fragte. Das ist jetzt vier Jahre her. Seitdem nutzen wir die Belegverwaltung online zum Datenaustausch und zur Speicherung der digitalen Belege im DATEV-Rechenzentrum für fast alle unsere größeren Mittelständler.

DATEV magazin: Was hat Ihre Mandanten am meisten davon überzeugt, die Belege doch digitalisiert zu übermitteln und sich vom Pendelordner zu verabschieden?

Jörg Eckstädt: Zunächst war es nur ein Quantensprung für uns Steuerberater. Heute profitieren unsere Mandanten neben der Übernahme des Zahlungsverkehrs auch vom Mahnwesen, von der zeitnahen betriebswirtschaftlichen Auswertung, von den wegfallenden Schattenbuchführungen und von der leichten Auffindbarkeit digitalisierter Belege.

DATEV magazin: Sie nutzen das digitale Belegbuchen. Fehlt Ihnen das Kontieren auf dem Beleg?

Jörg Eckstädt: Der Kern der digitalen Buchführung ist die Verknüpfung des Buchungssatzes mit dem Buchungsbeleg. Aus diesem Grund ist für uns die Kontierung auf dem Beleg für die kanzleiinterne Organisation gar nicht mehr erforderlich.

DATEV magazin: Mithilfe der RZ-Bankinfo können Sie Kontoauszugsinformationen Ihrer Mandanten elektronisch von den Banken abrufen. Wo liegt der Nutzen dieses Verfahrens?

Jörg Eckstädt: Unsere Mandanten müssen ihre Bankkontoauszüge nicht mehr in Papierform einreichen. Mit Bankkonto online werden die Kontoauszugsinformationen direkt mit dem Beleg verknüpft. Damit können unsere Mandanten komfortabel kontrollieren, ob Rechnungen noch offen oder schon bezahlt sind und wie es insgesamt um das Bankkonto bestellt ist.

DATEV magazin: Inwiefern erfolgt die Abstimmung von Buchführung und Jahresabschluss elektronisch?

Jörg Eckstädt: Ist der Beleg einmal digitalisiert, kann er für die Buchführung, den Jahresabschluss, die Anlagenbuchführung und die Kostenrechnung angewendet werden. So kann der Sachbearbeiter für den Jahresabschluss leichter nachvollziehen, welcher Buchungssachverhalt vorliegt. Bei geöffnetem Inventar wird in der Anlagenbuchführung per Doppelklick auf das Belegbild gleich erkannt, ob es sich um ein gebrauchtes oder neues Wirtschaftsgut handelt. So braucht kein Belegtext mehr in die Buchungszeile eingegeben zu werden.

DATEV magazin: Sie stellen Ihren Mandanten Auswertungen digital über DATEV Unternehmen online bereit. Hat sich dadurch die Zusammenarbeit mit den Mandanten verändert?

Jörg Eckstädt: Die Transparenz einer digitalen, über eine Internetplattform erreichbaren Buchführung ermöglicht, dass man neben der betriebswirtschaftlichen Auswertung Einblicke zum Buchungssatz und dem dahinterstehenden Buchführungsbeleg erhält. Das hilft auch dem Mandanten, betriebswirtschaftliche Zusammenhänge besser zu verstehen.

DATEV magazin: Wie dokumentieren Sie die Datenübermittlung an Finanzverwaltung und Behörden?

Jörg Eckstädt: In der Übersicht „Datenübermittlung Finanzverwaltung“ können die Stände der Umsatzsteuervoranmeldung, der Sondervorauszahlung und der Zusammenfassenden Meldung eingesehen, Termine geändert oder ein Berichtigungskennzeichen gesetzt werden. Auch Protokolle einschließlich Werteblatt können damit jederzeit bedarfsorientiert gedruckt werden.

DATEV magazin: Archivieren Sie eigentlich noch Kontenbücher im Keller?

Jörg Eckstädt: Nein, das Buchführungswerk samt allen Auswertungen und den geführten Sach- und Personenkonten wird im DATEV-Rechenzentrum archiviert. Bei Bedarf wird eine Rechnungswesen-Archiv-DVD pro abgerufen. Hier nutze ich ganz gezielt die Ressourcen des Rechenzentrums.

DATEV magazin: Was ist, wenn sich der Betriebsprüfer meldet?

Jörg Eckstädt: Verlangt der Prüfer steuerlich relevante Buchführungsdaten, dann wird eine Rechnungswesen-Archiv-DVD pro über das DATEV-Rechenzentrum abgerufen. So sparen wir uns und unseren Mandanten die Ablage von Konten und Kontenbüchern. Ein weiterer Vorteil ist, dass die DVD durch Passwörter vor unbefugten Zugriffen geschützt sowie revisions- und prüfungssicher ist.

DATEV magazin: Ein Büro ohne Papier ist ein schwer vorstellbares Bild. Studien belegen jedoch, dass sich durch digitalisierte Arbeitsabläufe zwischen 40 und 50 Prozent der Druckkosten einsparen lassen. Können Sie dies bestätigen?

Jörg Eckstädt: Es sind nicht allein die Druckkosten. Wir haben das einmal durchgerechnet. Versendet man heute eine einseitige Ausgangsrechnung in Papierform an seinen Kunden, so zahlt man für Umschlag, Papier, Kuvertierung, Porto, Drucker und Patrone etwa 1,15 Euro. Da kann einiges zusammenkommen. Die Umstellung auf digitalisierte Arbeitsprozesse beschert der Mandantschaft eine erhebliche Kostensenkung.

DATEV magazin: Was empfehlen Sie Ihren Kollegen?

Jörg Eckstädt: Die Belege sollten so komfortabel wie möglich einzuscannen sein. Mit dem Belegtransfertool beziehungsweise dem Scanmodul ist das in der Regel auch gewährleistet. Denn je einfacher dieser Prozess gestaltet ist, desto mehr erhöht sich die Bereitschaft der Mandanten, das Gesamtkonzept anzunehmen und dessen Vorteile zu nutzen. Wichtig ist, dass dem Mandanten das Leistungsspektrum von Unternehmen online gezeigt wird.