Vielleicht denken Sie bei Nachhaltigkeit zuerst an sauberen Strom, weniger Individualverkehr und das Unterlassen von Flugreisen, bevor Sie eine Steuerkanzlei auf dem Zettel haben. Dennoch machen wir uns zu dem Thema unsere Gedanken und haben nun im Team beschlossen das Thema Nachhaltigkeit in unserer Kanzlei stärker voranzutreiben.

Deutlich weniger Papier – DATEV Digitale Kanzlei

Es ist jetzt nicht so, dass wir das Thema Nachhaltigkeit gerade ganz neu für uns entdeckt haben. Über viele Jahre war eine papierlose Steuerkanzlei nicht denkbar:

  • Das Papier kam von Mandanten in Form von Belegen,
  • Kontoauszugsdrucker bannten jede noch so kleine Kontobewegung auf Papier
  • Steuerberater verbrauchten rollenweise Papier auf Ihren Rechenmaschinen, um Berechnungen durchzuführen,
  • Kopierer vervielfältigten Rechnungen, damit diese sowohl beim Finanzamt eingereicht als auch als Garantiebeleg eingereicht werden konnten
  • und Drucker machten aus digitalen Belegen analoge.

Zum Glück fand irgendwann ein Umdenken statt und die Finanzämter bauten Strukturen auf, mit denen sie in der Lage waren, digitale Belege zu verarbeiten. Um diese Entwicklung zu unterstützen, rief die DATEV 2019 das Label DATEV Digitale Kanzlei ins Leben. Mit diesem Label werden Kanzleien ausgezeichnet, die Kriterien wie mindestens 40 % Digitale Mandanten erfüllen. Die Kriterien des Labels sind dabei zwar für das jeweilige Jahr in Stein gemeißelt, verändern sich aber im Verlauf der Jahre, indem die jeweiligen Quoten erhöht und neue hinzugenommen werden. Die Entwicklung der Kriterien ist in diesem Dokument ersichtlich.

Das Team vom Steuerbüro nahm beide Entwicklungen nicht nur zur Kenntnis, sondern fasste den Entschluss dem Medium Papier in unserer Kanzlei den Kampf anzusagen. Dass wir dieses Vorhaben erfolgreich auf den Weg brachten und weiterbringen, belegt die Tatsache, dass wir in den letzten drei Jahren das Label erhalten haben.

Das Papier in der Kanzlei zu reduzieren, ging nicht über Nacht. Es war ein Prozess, den wir gemeinsam mit unseren Mandanten Schritt für Schritt gegangen sind und noch immer gehen.

Schritt 1: Keine Annahme von Papiermandaten

Ein wichtiger Schritt auf dem Weg zur papierlosen Kanzlei war der Entschluss keine Mandanten mehr anzunehmen, die Ihre Belege in Papier einreichen wollten. Wenn Papiermandate angenommen wurden, dann nur unter der Bedingung, dass diese Schritt für Schritt auf Digitale Belege umgestellt wurden.

Schritt 2: Umstellung von Papier auf Digitalmandanten

Während es bei Schritt 1 darum ging, nicht noch mehr Papier in unsere Prozesse zu bekommen, als schon da war, konzentrierten wir uns im zweiten Schritt darauf bereits vorhandenes Papier aus unseren Prozessen heraus zu bekommen. Das größte Papieraufkommen in unserer Kanzlei wurde von unseren Mandanten verursacht. Sie schickten Unterlagen ein, wir schickten noch mehr Unterlagen zurück.

Stück für Stück oder besser gesagt Mandant für Mandant haben wir die Umstellung in den letzten Jahren vorangetrieben. In diesem Jahr ist die Anzahl der Papiermandanten, die wir betreuen noch ganz knapp zweistellig. Bei einer Mandantenzahl im mittleren dreistelligen Bereich sind damit etwas weniger als 3 % unserer Mandate noch Papiermandate.

Schritt 3: Mobile Geräte für das Team

Der dritte Schritt in Sachen Papierreduktion nahm uns selbst in den Fokus. Manchmal brauchen wir Stift und Papier, um etwas zu Visualisieren. Da Tablets und digitale Stifte in den letzten Jahren eine Qualität erreicht haben, die dem analogen Medium an manchen Stellen überlegen ist, kann jeder im Team auch auf mobile Kanzleigeräte wie ein Tablet zurückgreifen.

Schritt 4: Digitale Moderationen

Als Aufmerksamer Leser unseres Newsbereiches, haben Sie vielleicht die Bilder des ganzen Papiers vor Augen, das wir während Workshops produzieren. Workshops papierlos zu gestalten, steht noch auf unserer To-Do-Liste. Aktuell haben wir noch keine Lösung, mit der wir immer gewährleisten können, dass kein Papier zum Einsatz kommt. Papier und Stift sind in der Ausarbeitung von Themen in der Gruppe noch immer Gold wert. Hier digitale Alternativen zu finden, die auch Teilnehmende ohne lange technische Erklärungen sofort einsetzen können, ist uns noch nicht vollumfänglich gelungen.

Fazit

In Sachen Papier sind wir bereits auf einem guten Weg, aber noch nicht ganz am Ziel. Aus diesem Grund sind wir neugierig, denn mit etwas Glück kenne Sie eine Lösung, die uns unserem Ziel noch ein Stück näher bringt: Welche Maßnahmen haben Sie in Sachen Nachhaltigkeit bereits erfolgreich umgesetzt? Welche Maßnahmen haben Sie noch auf Ihrer To-Do-Liste?