Vorteile einer Digitalen Archivierung

Die Arbeitsabläufe werden durch die strukturierten Prozesse auf Basis der Verfahrensdokumentation bereits bei der Erfassung aller Belege verbessert. Zusätzlich stellt die Vernichtung der Originalbelege sowie die digitale Abrufbarkeit der Belege eine Optimierung aller Arbeitsschritte im Bereich der Folgeaufgabe wie z. B. Belegdurchsicht dar.

Der Ablauf der digitalen Buchführung wird durch den Einsatz der digitalen Archivierung um einen wichtigen Baustein verbessert.

Die Verfahrensdokumentation, das Interne Kontroll-System und die Archivierung der Daten im DATEV Rechenzentrum (Trust Center) stellen sicher, dass alle Archivierungen revisionssicher erfolgen.

Die Verfahrensdokumentation stellt die Basis für den Aufbau des IKS dar. Mit Hilfe des Kontroll-Systems wird auf Basis von technischen und organisatorischen Maßnahmen und Kontrollen die Einhaltung von Unternehmensrichtlinien überwacht. Das Steuerbüro übernimmt 6 Monate nach der Einführung gerne eine Prüfung aller Abläufe, um sicherzustellen, dass alle Vorgaben für die digitale Archivierung erfüllt sind.

Der Aufbau einer Verfahrensdokumentation und die Begleitung durch Das Steuerbüro stellen sicher, dass alle Prozesse zur digitalen Archivierung korrekt angelegt werden. Dadurch erhalten auch die Mitarbeiter mehr Sicherheit im Umgang mit der Digitalisierung und Archivierung der Daten.

Durch die Vernichtung der Papierbelege werden das Papieraufkommen und das Ordnervolumen zur Archivierung der Belege reduziert.

Nach Fertigstellung der Buchhaltung können die Originalbelege vernichtet werden.