Vom 10. auf den 11.03.2025 nahm Kathreen Mund-Benthin aus unserem Team an einem Lohn-Schnittstellen-Workshop der DITAX teil. Gemeinsam mit Mitarbeitenden anderer Kanzleien, beschäftigte sich unser Teammitglied intensiv mit dem Thema digitale Lohn- und Gehaltsabrechnungen. Was Kathreen und die anderen Teilnehmenden an diesem Tag erlebt und erarbeitet haben, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Ein Workshop mit vier Themen

Auf die Teilnehmenden des Workshops warteten an diesem Tag vier spannende Themen. Für die Bearbeitung der Themen wurden Gruppen gebildet, so dass jedes Team in aller Ruhe ein Thema bearbeiten konnte. Am Ende des Tages erhielten die Gruppen die Gelegenheit allen Workshopteilnehmenden ihre Arbeitsergebnisse zu präsentieren.

Im Folgenden schauen wir uns zwei Themen an, die in den Gruppen erarbeitet wurden:

  1. Schnittstelle
  2. Abbau von Ängsten & Bedenken zum Thema Digitalisierung & Automatisierung

Die Schnittstellen-Gruppe

Das Steuerbüro arbeitet seit vielen Jahren so weit es irgend möglich ist papierlos. Verschiedene digitale Portale wie Arbeitnehmer Online ermöglichen es uns Lohn- und Gehaltsabrechnungen digital zu bearbeiten.

Lohn- und Gehaltsabrechnungen enthalten zahlreiche Daten, wie zum Beispiel

  • die Kontodaten
  • die Sozialversicherungsnummer
  • die Krankenkasse

des Arbeitnehmers.

Für diese Daten gibt es keinen vom Gesetzgeber vorgegebenen Speicherort. Die fehlende gesetzliche Regelung führt in der Praxis dazu, dass unsere Mandanten diese Daten bei den Mitarbeitenden erfragen uns mühsam zusammensuchen.

Für uns bedeutet das, dass wir zu Beginn der Zusammenarbeit mit einem Neumandanten zunächst einmal herausfinden müssen, wer welche Daten hat, die wir für die Lohnbearbeitung benötigen. Der nächste Schritt ist es dann diese Daten mit Hilfe von Schnittstellen an einem zentralen Ort für die Bearbeitung zusammenzuführen.

Im Rahmen der Gruppenarbeit betrachtete das Team verschiedene Fälle und Sachverhalte und beantwortete die folgenden Fragen:

  • Welche Datensätze werden für die Bearbeitung des Falls bzw. Sachverhaltes benötigt?
  • Wo werden die Datensätze gespeichert?
  • Wie kann der Datensatz an einem zentralen Ort für die Fallbearbeitung zusammengetragen werden?

Die Teilnehmenden des Workshops tauschten ihre Erfahrungen aus und erarbeiteten gemeinsam Ideen für die digitale Bearbeitung der Sachverhalte.

Digitalisierung-Ängste-Gruppe

Die Mitglieder der Gruppe standen im Rahmen der Teamarbeit vor der Aufgaben die folgenden drei Fragen zu beantworten:

  1. Welche spezifischen Ängste und Bedenken haben die Mitarbeitenden bezüglich der Einführung digitaler Technologien (Schnittstellen, Automatisierung, etc.) in der PWS / Lohnabrechnung?
  2. Welche Maßnahmen und Strategien können implementiert werden, um diese Ängste und Bedenken proaktiv anzugehen und vertrauen in den digitalen Wandel zu schaffen?
  3. Wie können diese Vorteile der digitalen Technologien in der PWS / Lohnabrechnung klar und überzeugend kommuniziert werden? Um die Akzeptanz unter den Mitarbeitenden zu erhöhen?

Mit Hilfe einer Pinnwand trugen die Teilnehmenden im Verlauf der Gruppenarbeit die folgenden Stichpunkte zu den jeweiligen Fragestellungen zusammen.

Ängste & Bedenken

  • Misstrauen, Kontrollentzug
  • Zu viele Angebote, Überforderung
  • Schon wieder was Neues
  • Mehraufwand
  • EDV Probleme
  • Gewohnheit
  • Ablehnung
  • Angst vor Fehlern

Maßnahmen & Strategien

  • Begeisterung teilen,
  • Deadline für Umstellungen erstellen
  • regelmäßige Analyse
  • als Vorbild fungieren
  • genügend Zeit
  • 4 Augen Prinzip
  • Ansprechpartner
  • Anleitungen /Prozesse

Vorteile & Lösungen

  • Fokus auf Beratung
  • Persönliche Weiterentwicklung, Steigerung des Marktwertes
  • Zeitersparnis führt zu Kostenersparnis
  • effizientes Arbeiten
  • schafft Sicherheit
  • Fehlervermeidung
  • bessere Vertretung möglich

Fazit

Das Steuerbüro ist seit dem Jahr 2021 eine DATEV Digitale Kanzlei [https://das-steuer-buero.de/tag/datev-digitale-kanzlei/ ]. Workshops wie der in diesem Beitrag beschriebene geben uns die Möglichkeit Wissen und Erfahrungen mit anderen Kanzleien auszutauschen. Dieser Wissensaustausch schenkt uns und den anderen neue Blickwinkel.

Das Wissen, dass Kathreen Mund-Benthin im DITAX Lohn-Schnittstellen-Workshop 2025 gewonnen hat, hilft uns ein weiteres Mal dabei unsere digitalen Prozesse im Bereich der Lohn- und Gehaltsabrechnungen weiter zu optimieren.

In Bezug auf die Mitarbeitergewinnung war für uns der digitale Ängste Workshop besonders wertvoll. Wer so lange und so gern digital arbeitet wie wir, läuft Gefahr betriebsblind für die Sorgen zu werden, die viele Menschen diesbezüglich beschäftigen. Dank des Workshops können haben wir nicht nur eine Übersicht über die Ängste erhalten, sowie Lösungsvorschläge, mit denen diese Ängste adressiert werden können.